Énoncé de divulgation
Cette politique est complémentaire aux directives que vous trouverez dans le règlement général sur le même sujet.
Aucun administrateur, dirigeant ou employé ne doit se trouver en situation de conflit d’intérêts inapproprié. Un conflit d’intérêts aura pour effet d’être considéré comme inapproprié lorsqu’une telle situation pourrait, selon l’avis du conseil d’administration, influencer ou aurait l’apparence d’influencer la conduite ou le jugement d’un administrateur, d’un dirigeant ou d’un employé.
• À chacune des réunions du conseil, les membres du conseil d’administration ont la responsabilité de déclarer les possibles conflits d’intérêts potentiels avec les points qui sont à l’ordre du jour (pour cette rubrique et pour la politique en général, les employés qui ont accès aux réunions du conseil, qui peuvent influencer leur tenue ou participer à celles-ci. Tous les autres employés sont responsables, en vertu des politiques d’embauche).
• Il est également de la responsabilité continue de tous les administrateurs, dirigeants et employés d’examiner soigneusement leurs transactions, de même que leurs intérêts et relations commerciales externes pour tous conflits d’intérêts potentiels et d’en faire immédiatement mention à la personne désignée, soit le président du conseil d’administration. C’est ce dernier qui doit mettre ces questions à l’ordre du jour d’une réunion du conseil.
Le conseil devra alors déterminer s’il existe effectivement un conflit et si celui-ci est matière à être abordé. Si le conseil décide qu’un tel conflit existe, il devra décider si l’opération envisagée peut être autorisée comme juste, équitable et raisonnable en ce qui a trait aux obligations fiduciaires des administrateurs et des dirigeants. La principale préoccupation doit toujours être la prospérité de Mission Bon Accueil et la réalisation de ses objectifs. Dans la situation où un administrateur, un dirigeant ou un employé est invité à participer à une transaction ayant le potentiel d’être un conflit, l’individu en question devrait, à titre informatif, et ce, même s’il refuse, informer la personne désignée de la proposition reçue. Il n’a toutefois pas à en informer le conseil d’administration.
L’existence d’un confit d’intérêt ne veut pas nécessairement dire que le conflit soit répréhensible ou assez sérieux pour avoir des conséquences pratiques ou qu’il aille à l’encontre des intérêts de Mission Bon Accueil et de ses objectifs de bienfaisance. Cependant, c’est la politique du conseil que l’existence de tout conflit soit divulguée avant qu’une transaction ou une action soit effectuée. Si un administrateur, un dirigeant ou un employé a un doute ou des questions quant à son interprétation, la personne désignée doit être consultée.
Toute violation de la présente politique par un administrateur ou un dirigeant peut constituer un motif valable de congédiement à la seule discrétion du conseil, particulièrement dans le cas où l’administrateur ou le dirigeant a omis de divulguer l’information pertinente dans un temps opportun. La violation de la présente politique par un employé peut constituer un motif valable de congédiement à la seule discrétion du président, après consultation auprès du conseil ou au comité exécutif. La divulgation doit être faite dans les plus brefs délais et doit être faite par écrit.
Définition d’un conflit
Un conflit d’intérêts survient dans le cadre d’une transaction ou d’une relation commerciale importante entre les administrateurs, les dirigeants ou les employés de Mission Bon Accueil et où l’administrateur, le dirigeant, l’employé ou une personne n’ayant aucun lien privilégié avec un administrateur, un dirigeant ou un employé :
a. réalise un gain direct ou indirect de nature commerciale ;
b. reçoit de l’argent ou un bien au montant de ou ayant une valeur supérieure à 250 $ ou ;
c. reçoit un avantage important direct ou indirect ou un privilège en lien avec toute transaction ou relation commerciale importante.
Circonstances dans lesquelles des conflits pourraient survenir
Les circonstances dans lesquelles des conflits potentiels pourraient survenir peuvent inclure, mais ne sont pas limitées à :
a. l’acquisition ou l’approvisionnement de biens et services ;
b. l’acquisition ou l’octroi de baux de propriété et de location d’équipement ;
c. tout investissement fait par Mission Bon Accueil ;
d. toute transaction avec les donateurs ;
e. toute transaction avec tout autre personne, agence, organisation, gouvernement ou association qui influence les objectifs ou le fonctionnement de Mission Bon Accueil.
Application de la politique
Les exemples de conflits d’intérêts potentiels sont les cas où un administrateur, un dirigeant, un employé ou toute autre autre personne ayant un lien de dépendance avec un administrateur, un dirigeant ou un bénévole :
a. a un intérêt important dans toute entreprise que traite avec Mission Bon Accueil ;
b. est engagé dans une pratique professionnelle qui fournit des services à Mission Bon Accueil ;
c. est un administrateur ou un employé de Mission Bon Accueil alors qu’il siège au Conseil ou qu’il occupe un poste dans toute entité traitant avec Mission Bon Accueil ;
d. fournit des biens et des services à Mission Bon Accueil alors qu’il est administrateur, dirigeant ou employé de Mission Bon Accueil ;
e. reçoit toute forme de compensation, que ce soit de l’argent, des biens ou des services de la part d’une entreprise, d’un organisme de bienfaisance ou d’un particulier dans les cas ou la compensation est le résultat direct ou indirect d’une relation établie par l’entremise de Mission Bon Accueil ;
f. utilise le personnel, l’équipement, les fournitures, le nom, les publications ou toute autre ressource de Mission Bon Accueil à des fins autres que celles établies par Mission Bon Accueil ;
g. reçoit des cadeaux ou des prêts ayant une valeur supérieure à 250 $ de la part de tierces parties traitant avec Mission Bon Accueil et qui sont le résultat direct ou indirect d’une relation établie par l’entremise de Mission Bon Accueil ;
h. a un intérêt dans des biens immobiliers, des valeurs mobilières ou d’autres propriétés pour lesquelles Mission Bon Accueil a démontré un intérêt à acheter ou à louer ;
i. utilise un employé durant les heures d’affaires normales à des fins autres que pour les besoins de Mission Bon Accueil sans la permission du supérieur immédiat de l’employé.
Interprétation de la politique
Les exemples énumérés dans la section 3 ci-dessus ne sont pas exhaustifs. Il existe d’autres circonstances et situations qui pourraient être considérées comme un conflit d’intérêts. Ces exemples sont basés sur les principes de base énoncés dans la section 1 ci-dessus. Il est présumé que les administrateurs, les dirigeants et les employés sauront reconnaitre un conflit d’intérêts quand il survient en s’inspirant de ces principes.
Il incombe en permanence à tous les administrateurs, les dirigeants et les employés d’examiner soigneusement leurs transactions, leurs relations et leurs intérêts commerciaux externes pour tous conflits d’intérêts potentiels et d’en faire immédiatement la déclaration à la personne désignée, soit le président du conseil. Même si un administrateur, un dirigeant ou un employé est sollicité pour conclure une transaction qui pourrait s’avérer un conflit d’intérêts, mais qu’il la refuse, l’individu impliqué devrait informer le président de l’offre qu’il a reçue. Le président est tenu de présenter ces faits lors d’une réunion du conseil. Le conseil devra alors déterminer s’il existe effectivement un conflit et si celui-ci doit être abordé, et si le conseil décide qu’un tel conflit existe, décider si l’opération envisagée peut être autorisée comme juste, équitable et raisonnable compte tenu des obligations fiduciaires et des obligations de type fiduciaires, des administrateurs et des dirigeants. La principale préoccupation étant toujours la prospérité de Mission Bon Accueil et la réalisation de ses objectifs.
Les administrateurs, les dirigeants et les employés doivent faire preuve de bonne foi dans toutes leurs transactions et ne pas utiliser leur position ou les connaissances acquises dans l’exercice de leurs fonctions pour obtenir un avantage personnel ou un privilège. Dans ce contexte, l’expression « avantage ou privilège » obtenu ou accordé en raison d’un conflit d’intérêts revêt un sens commercial dans le cadre de cette politique, ce qui signifie obtenu à la suite d’échanges manifestes ou clandestins. Il ne devrait jamais être question ou apparence d’un avantage ou privilège obtenu ou accordé sans que l’individu concerné ait divulgué les faits qui pourraient donner lieu à une question de conflit d’intérêt réel ou soupçonné à la personne désignée par le conseil dans le cadre de cette politique.
Les personnes qui ne sont pas considérées comme ayant un lien de dépendance entre elles comprennent un individu et les personnes suivantes :
a. des personnes apparentées (tel que défini par la Loi de l’impôt sur le revenu) ;
b. une succession ou fiducie (incorporée ou non) dont l’administrateur, le dirigeant, l’employé, le bénévole ou un membre de la famille de ceux-ci est un bénéficiaire, un représentant personnel ou un fiduciaire ;
c. une entreprise ou un organisme sans but lucratif dont la personne physique ou une personne apparentée est un dirigeant, un administrateur ou un employé, ou une entreprise dans laquelle l’administrateur, le dirigeant ou un employé détient des intérêts importants ;
d. un cabinet d’avocats, un cabinet comptable ou toute autre entité professionnelle dont un individu ou une personne apparentée est un associé ou un employé.Aux fins de la présente politique, un intérêt important signifie détenir le contrôle direct ou indirect de plus de 10 % de l’entreprise.
La politique en matière de conflits d’intérêts a été approuvée par le conseil d’administration le 13 novembre 2012.